合規後的Excel在GxP領域的廣泛應用

Excel仍然寶刀未老

圖1 Excel寶刀未老

微軟的MS Excel是(shì)世界上應用最廣的軟件之一，各行各業都可以看到它的身影，在生物制藥行業同樣如此。近年來，雖說各種大型應用系統如雨(yǔ)後春筍，紛紛湧現(xiàn)，并以電子表格本身之缺點作爲取代之說辭。然而Excel本身固有其所短，但(dàn)其所長也實在是(shì)光芒萬丈，讓人難以割舍。本文将就Excel在GxP領域的合規問題以及對應解決辦法一一闡述，并爲Excel表格的多樣性應用做一些發散性思考。

以筆者的觀察，Excel在國内外制藥企業中的使用水平可謂判若雲泥。國外一些知(zhī)名藥企的Excel模闆制作精良；每一個模闆都可以稱得上一個獨立的應用程序，其設計會考慮功能性，容錯性，易用性，美觀度等多方面，甚至有完全基于Excel設計和開發的LIMS應用程序，也正因爲Excel在國外應用的廣度和深度，其合規性一直是(shì)官方機構檢查的重點之一。 FDA和WHO警告信中涉及到大量關于電子表格不合規使用的問題。

在計算機系統相(xiàng)關的警告信中，電子表單和數據庫占據了25%的份額。從發現(xiàn)的問題來看，主要爲下(xià)面幾類：
• 未對電子表格模闆進行驗證
• 公式或計算錯誤
• 表格模闆的使用不受控
• 用于數據記錄類型的表格缺乏審計追蹤

圖2 電子表單和數據庫缺陷占比25%

雖說Excel的相(xiàng)關合規問題發現(xiàn)很多，但(dàn)Excel本身不是(shì)洪水猛獸，解決了其GxP合規性和可控性方面的問題，仍然是(shì)強大的生産力提升工具。這種效率的提升，倍增以員(yuán)工數量，産生的績效十分驚人。

♦ 确保使用者使用到正确版本的Excel模闆
模闆管理的失控，是(shì)Excel電子表格合規管控失效的根源。傳統的方式是(shì)把Excel模闆用郵件或者其他方式發送給相(xiàng)關人員(yuán)使用。這種方式很難杜絕模闆誤用。那麽，是(shì)否有其他途徑解決問題呢？答案是(shì)肯定的，通過網絡化部署Excel電子表格模闆（擴展名不是(shì)xlsx，而是(shì)xltx），在各個Excel終端關聯公共模闆目錄，模闆制作人員(yuán)隻需要在模闆文件夾中更新即可，不用再考慮發送的問題。用戶在用Excel選擇“新建”時，使用的模闆将永遠是(shì)最新版本。如果用戶私自将電子表格拷貝到“私人路徑”上使用，模闆自身需要進行合法路徑檢查，如果打開路徑不是(shì)指定路徑，将自動禁止使用該模闆。

圖3 模闆網絡化部署

♦ 彌補Excel合規要素的缺失：訪問控制，審計追蹤，電子簽名
Excel本身不具備合規的用戶管理，審計追蹤和電子簽名功能，這對于應對監管是(shì)最大的挑戰。制藥行業同仁在這些方面有過努力。例如，對Excel的訪問設置密碼，使其實現(xiàn)限制訪問；通過 “共享工作簿”方式的“審計追蹤”實現(xiàn)對操作的記錄。這些做法都值得稱贊，但(dàn)是(shì)細想，前者不能體現(xiàn)用戶管理，後者所謂的“審計追蹤”能夠被篡改操作者甚至整體删除。

應對上述合規要素的缺失，目前最完善的解決方式是(shì)借助第三方合規軟件實現(xiàn)。Excel eInfotree軟件的用戶管理，權限管理功能确保電子記錄的安全性，完整性和保密性，其審計追蹤記錄能夠追蹤單元格水平的任何修改。審計追蹤信息存在數據庫服務器中，獨立于用戶，無法修改，删除和僞造。嵌入Excel文件中電子簽名信息無法修改和删除（基于Excel文件整體内容數字指紋的邏輯關聯），且能夠配置簽名電子表格的全局或者局部鎖定，确保電子記錄的準确性和完整性。

圖4 Excel用戶訪問控制

圖5 Excel審計追蹤

WHO在國内多家生物制品企業檢查出用于趨勢分析的電子表格不受控的問題，本質上就是(shì)缺乏訪問控制與審計追蹤。

圖6 電子簽名

電子簽名并非必要，可采用混合模式使用。即采用電子記錄，但(dàn)打印簽字。既然采用了電子記錄，電子簽名是(shì)錦上添花，一步之遙，就能化紙(zhǐ)張爲曆史，完全的電子化難道不香嗎(ma)?

♦ 确保使用者對電子表格規範的命名和存放(fàng)
Excel的命名規則和存放(fàng)路徑不受控一直是(shì)困擾質量管理者的難解之題，單以SOP規定所謂的“最佳實踐”，效果不盡人意。Excel eInfotree在諸如此類Excel流程合規管理的環節也表現(xiàn)突出。它能夠配置電子表格命名規則，強制存儲路徑規則。

圖7 按照配置強制命名規則

圖8 配置強制存儲路徑

♦ Excel将繼續成爲生産力提高的有力工具
最近20年，随着行業内各種專業軟件的推出以及現(xiàn)有軟件的完善，例如LIMS（實驗室信息管理系統），CDS（色譜數據系統），ELN（電子實驗記錄系統），MES（生産執行系統），數據的存儲和處理方式有了更多的選擇。由此，爲了減輕在Excel電子表格應用合規性上的壓力，許多制藥企業嘗試在關鍵業務領域中逐步“替換”電子表格。由于需要替換的數量不小，加上替代系統也有很多潛在的合規問題需要解決，使得“替換”過程并不順利。再者，專業軟件隻能處理其管理範圍内的數據，在替換上有一定的局限性，即便是(shì)經曆了幾十年信息化建設的歐美大型藥企，想要徹底杜絕Excel的使用也幾無可能。

大型軟件實施周期長，實施難度大，跟現(xiàn)有的工作方式差異顯著，員(yuán)工的學習周期長，最終實施的效果往往不如人意。運行過程中的變更也非常困難。尤其對于一些從來沒有過信息化經驗的企業來說，大型軟件的實施仍然是(shì)一個具有高風險，高失敗率的事件。Excel以其易用性和靈活性在藥物研究與開發、質量管理與控制，生産、流通等各個環節扮演着獨特而重要的角色，同時也能爲進一步的信息化水平提升奠定基礎。在國内的制藥企業都是(shì)中小規模的背景下(xià)，Excel仍不失爲最簡易廉價實用，且能快速落地的生産力提升工具。

圖9 無紙(zhǐ)化檢驗記錄

圖10 電子批記錄

利用Excel也能設計出類似Word的精美表單。用戶在其中填寫記錄，如同在質紙(zhǐ)上填寫一樣，并不需要特别的過渡成本和學習成本。配套上審計追蹤和電子簽名，就可以實現(xiàn)完全的無紙(zhǐ)化。

圖11 CAPA台賬

圖12 文件收發台賬

圖13 設備校驗台賬

上面這個儀器校驗校準模闆，可根據填寫的校準周期，自動根據上一次校準日期計算下(xià)一次校準日期。爲了能提前進行準備，還能設置預先提醒時間長度。在進入到預先提醒時間窗口後，系統能自動發送郵件給相(xiàng)關人員(yuán)。

♦ 在合規環境下(xià)使用的Excel VBA
除了公式，讓Excel久負盛名的就是(shì)VBA（Visual basic for Application）。VBA讓Excel如虎添翼。一些複雜(zá)的需求，用公式實現(xiàn)起來可能會非常複雜(zá)或者實現(xiàn)不了，但(dàn)使用VBA則可以輕易解決。VBA讓Excel的能力邊界無限延伸。在制藥行業，尤其是(shì)在GxP類型的實驗室，按照GAMP5，用VBA做的程序原則上應劃分到第5類——定制化軟件。近年來，基于行業輿論以及定制化軟件本身所帶來的高風險，一些公司的質量部門對定制開發軟件談虎色變，甚至一票(piào)否決。被列入5類軟件的VBA程序也成了清剿的對象，或者停止使用，或者需要改變實現(xiàn)方式。事實上，任何官方都沒有規定不能用定制化軟件。市面上的商業化軟件溯其根源也是(shì)來源于定制化的軟件項目。在做好驗證工作，并能管理和應對好定制軟件所帶來的風險的前提下(xià)，藥企使用完全沒有問題。從複雜(zá)度來看，定制化還有複雜(zá)定制和簡單定制之分。對于Excel VBA來說，其屬于Excel的二次開發，需求複雜(zá)度和代碼量都遠小于普通的軟件開發項目。因此，在常規Excel模闆驗證的基礎上，增加一些挑戰性測試，對代碼進行注釋，優化和審核，就能大大降低出現(xiàn)錯誤的概率。

Excel的合規使用是(shì)老生常談的話(huà)題，就目前來說，除了現(xiàn)有使用方式和管理方式的改進之外，使用第三方合規軟件徹底解決Excel的合規問題，如eInfotree軟件，也不失爲一個好的選擇。

eInfotree是(shì)CIMCON公司的軟件，早已在世界各大知(zhī)名企業使用。CIMCON公司還有XLValidator，用以實現(xiàn)Excel模闆的自動化驗證，自動生成驗證文檔。

對eInfotree Excel合規軟件感興趣可以聯系:sales@labwind.com/027-58760188/13621840732(楊經理)